Si vous avez déjà participé à un déménagement de bureau, vous savez que cela peut être un processus chaotique et stressant. Non seulement y a-t-il les innombrables détails dont il faut s’occuper, mais le déménagement doit généralement être effectué dans un court laps de temps afin que l’entreprise puisse reprendre ses activités normales rapidement.
Liste de vérification pour le déménagement et le déménagement de votre bureau
Lors d’un transfert entreprise Paris, nous les encourageons à prendre les mesures suivantes :
Planifiez votre déménagement bien à l’avance.
Attendre à la dernière minute pour produire ou finaliser une stratégie est souvent la cause d’erreurs dans un déménagement de bureau. Les entreprises qui prennent le temps d’élaborer un plan et de l’examiner plusieurs fois avant de déménager sont récompensées par des gestes faciles et sans incident.
Choisissez un « gestionnaire de déménagement » pour superviser le processus.
Bien que de nombreuses personnes jouent un rôle crucial dans le déménagement de votre bureau, c’est une bonne idée d’avoir une personne-ressource dont le travail est de voir la « vue d’ensemble » et de veiller à ce que rien ne soit négligé. La société spécialisée d’emballage, d’emballage et d’expédition avec laquelle vous travaillez jouera également un rôle essentiel dans la coordination du déménagement, mais vous devriez avoir quelqu’un dans votre équipe avec qui elle peut travailler en étroite collaboration.
Trouvez les bons experts en relocalisation de bureau.
L’entreprise de caisse, d’emballage et d’expédition que vous choisissez peut jouer un rôle majeur dans le succès de votre déménagement. Faites vos recherches et trouvez une organisation avec une vaste expérience qui peut être un partenaire dans votre déménagement plutôt que juste un fournisseur de services. Il peut également être utile de travailler avec une entreprise qui peut assurer votre équipement de bureau et le mobilier. Votre compagnie d’assurance peut aussi offrir cette protection. Assurez-vous simplement d’avoir une protection financière adéquate.
Communiquez tôt et souvent avec vos employés.
C’est une erreur courante de supposer que tout le monde dans votre entreprise est sur la même longueur d’onde à propos d’un déménagement. Souvent, il y a des gens qui se concentrent sur d’autres choses et qui ne sont pas tout à fait au courant de ce qu’on attend d’eux et du calendrier du déménagement. Assurez-vous de partager votre plan et de mettre vos employés au courant de ses progrès à mesure que vous l’exécutez.
Portez une attention particulière à vos besoins informatiques.
Dans le monde numérique d’aujourd’hui, la plupart des entreprises ne peuvent pas fonctionner sans leur réseau informatique et leur accès Internet. Si la cafetière est accidentellement laissée derrière, il y a des solutions de rechange. Si les employés ne sont pas en mesure d’accéder à des fichiers ou d’envoyer des courriels, c’est un problème plus grave.
Comprenez vos responsabilités de déménagement.
Vos propriétaires actuels et vos nouveaux propriétaires ont probablement des exigences auxquelles vous devez répondre avant de quitter les locaux actuels pour aller dans les nouveaux locaux, comme le nettoyage de votre bureau actuel ou l’organisation des services dont vous avez besoin au nouvel emplacement. Passez-les en revue afin de ne pas être pris au dépourvu le jour du déménagement ou après.
Passez des ordres de changement d’adresse.
Assurez-vous que quiconque envoie ou expédie des articles à votre adresse actuelle sait quand et où vous déménagez. Vous ne voulez pas que votre courrier ou vos fournitures se perdent dans le remaniement.
Assigner des tâches personnelles et de groupe.
Idéalement, chaque employé devrait être responsable de préparer les articles dans sa zone de travail pour l’expédition en suivant les directives que vous fournissez. Ils devraient également être affectés à des tâches de groupe plus importantes dans des secteurs autres que leur espace de travail, comme aider à préparer et à emballer les articles dans la salle de réunion ou les salles de conférence.
Étiquetez chaque article. Il est important d’étiqueter les biens d’une manière qui indique ce qu’est l’article et où il appartient dans le nouveau bureau. Cela vous permet de déballer vos affaires, de vous organiser et de reprendre rapidement vos activités. « Nous allons simplement trouver une solution lorsque nous y arriverons. » n’est pas une stratégie efficace.
Déplacer les biens non essentiels à l’avance, si possible.
Si vous avez accès à votre nouvel espace avant de déménager et que vous pouvez prendre en charge des articles qui ne sont pas nécessaires aux opérations quotidiennes, cela peut être très utile. Le plus de tâches que vous pouvez cocher de votre liste à l’avance, le mieux.
Gardez les lignes de communication ouvertes le jour du déménagement.
Même avec les plans de déménagement les plus détaillés, il y a des problèmes qui doivent être réglés « à la volée ». Assurez-vous que tout le monde sait à qui adresser les types de questions.
Exprimez votre appréciation après votre déménagement réussi. Les déménagements de bureau sont des projets à forte intensité de main-d’œuvre, et le changement, en général, peut être stressant. Une fois que vous êtes opérationnel dans votre nouvel espace, assurez-vous de célébrer la réalisation et de reconnaître les efforts de vos employés.